Como montar unas jornadas para emprendedores en 20 dias

Martes 8 de Marzo. Estoy preparando un guión estratégico para una asociación muy interesante que hemos montado unos cuantos de los que nos dedicamos al mundillo de Internet en Andalucía. Marta me dice que el Vicerrectorado de Estudiantes de la UGR quiere montar unas jornadas para fomentar el autoempleo universitario y me pide nombres. Le doy aquellos que me parecen interesantes, intentando entender la óptica de las jornadas y me olvido del tema. Por la tarde, me dice que ha interesado mucho su propuesta y, dado que ella se va a Italia 10 días, si me puedo encargar yo.

Miércoles 9 de Marzo. Empiezo a escribir una propuesta dentro de lo que para mí deberían ser unas jornadas dirigidas a futuros emprendedores. Preparo una agenda propuesta, una descripción de ponencias, unos tiempos y un montón de cosas de las que se ponen en documentos de consultoría a las que luego nadie hace caso.

Jueves 10 de Marzo. Me dicen que les ha gustado mi propuesta y que la vamos a llevar a cabo. Las fechas son el 29 y el 30 de Marzo. Tengo 19 días para confirmar unas jornadas que incluyen 16 talleres prácticos para emprendedores y 10 ponencias y mesas redondas. El Jueves escribo 80 correos.

Lunes 14 de Marzo. Después de tres dias en los que he tenido clase y además he aprovechado para pasar un día en el campo con los scouts, tengo confirmados el 80% de los ponentes, de un total de 36. Tocan cambios y modificaciones. Durante la semana se aseguran los aspectos logísticos: sitio, salas, viajes, hoteles, etc...

Viernes 18 de Marzo. Después de una semana de cerrar agenda a toda velocidad, se lanza la primera información a los medios de comunicación y se abre la inscripción provisional. Se comienza a distribuir información a través de las redes sociales

Martes 22 de Marzo. Se cierran todos los ponentes y se abre la inscripción definitiva, que además requiere que los asistentes se inscriban de nuevo. Eso es equivalente a que podríamos perder a varias de las 25 personas que ya se habían apuntado a través de Ticketea. Se lanza de nuevo información institucional y a la prensa. Hay que conseguir inscritos.

Jueves 23 de Marzo. La información que tenía del día anterior era de 189 inscritos. He de confesar que ya había respirado tranquilo al saber que no sólo serían cuatro gatos. A las 11 de la mañana hay 270 personas inscritas. Me voy a una reunión de coordinación con los de protocolo y oficina técnica. A las 2 recibo un mensaje por Whatsapp que me dice que hay que cerrar las inscripciones ya porque hay 554 personas inscritas.

Domingo 26 de Marzo. Aquí estoy escribiendo esto, con las inscripciones y ponentes cerrados, imprimiendo meseros para que todo quede mañana preparado para hacer de unas jornadas universitarias una experiencia increible para los asistentes.

Y las que para mí son las claves del éxito:

Comunicación eficaz. Sólo se ha hecho una reunión presencial, y ha sido con las 6 personas que van a formar parte de la oficina técnica. El resto se ha hecho vía teléfono y vía email. Se pueden enviar 1200 correos con información poco clara. No he llegado a enviar 400 correos y creo que todo el mundo tiene claro cual es su labor.

Para qué claro. Desde el principio estuvo claro el Para qué de las jornadas: Convertir Universitarios en emprendedores y creo que todo el mundo que ha colaborado en la organización lo tiene claro. Ponentes y docentes y personal de apoyo incluido.

Confianza y delegación. Confiar en una persona externa a la Universidad, que les ha apoyado en la consecución de sus objetivos, y delegando plenamente para hacer y deshacer, siempre basándome en los dos principios anteriores.

Cuando hay motivación para hacer cosas distintas y fuerzas, se puede crear algo distinto dentro de una organización cómo la Universidad. Y mi más sinceramente a todas las personas con las que he colaborado a lo largo de los últimos días, que lo único que han hecho es hacerme la vida más fácil: Slava, Gabriela, Susana, Marta, Luz, Consuelo, Fátima, Lourdes, Pilar, Lucía, Migue, Carlos y por supuesto a Maribel e Inma, que han alimentado y permitido la ilusión de hacer algo distinto. Parafraseando a Einstein: "Si quieres resultados distintos, tendrás que probar cosas distintas". Enhorabuena a la UGR.

Sólo queda centrarse y vivir el momento. Siguiente paso: